Kijkje achter de schermen bij het Secretariaat
Binnen Veilig Thuis Rotterdam Rijnmond hebben we een team van 23 secretariaatsmedewerkers, waaronder één teamcoördinator. Zij ondersteunen op diverse fronten het primair proces.
Hoe ziet het takenpakket van een secretariaatsmedewerker eruit? De werkzaamheden bij het secretariaat zijn heel divers. Wanneer een burger of professional ons belt staat een medewerker uit dit team hem of haar als eerste te woord.
‘Welkom bij Veilig Thuis, wat kan ik voor u doen?’
Aan de hand van een aantal gestandaardiseerde vragen bepalen we de urgentie. Indien nodig wordt direct een procesregisseur betrokken. Als de vraag even kan wachten, plannen we een
terugbelverzoek of een belafspraak in. Een procesregisseur van het Advies- en Meldpunt neemt dan op het afgesproken tijdstip contact op met de adviesvrager. Na kantoortijd, op feestdagen en
in het weekend wordt de telefoon doorgeschakeld en opgenomen door Intertel: een professionele telefoondienst, die met een paar gestandaardiseerde vragen de urgentie bepaalt
en bij spoed onze bereikbaarheidsdienst inschakelt. Naast de telefoondienst beheren we ook de mailbox van ons algemene mailadres (info@veiligthuisrr.nl). Hier komen allerlei vragen binnen zoals stageverzoeken, meldingen en verzoeken tot inzage van dossiers. We zorgen ervoor dat de juiste personen binnen de organisatie betrokken worden. Wanneer er een nieuwe melding binnenkomt, schakelen we met het Advies- en Meldpunt en voegen de melding administratief toe aan een bestaand dossier of maken een nieuw dossier aan. Verder zijn we als team verantwoordelijk voor alle secretariële ondersteuning binnen het primair proces. Niet alleen bij het Advies- en Meldpunt, maar ook in de Gebiedsteams, het Crisisteam en bij team Tijdelijke Huisverboden bieden we de nodige ondersteuning. Vanuit ons team registreren we alle binnenkomende politiemeldingen; maken we meldingen voor het Jeugdbeschermingsplein aan; één secretariaatsmedewerker ondersteunt dagelijks het Zorg- en Veiligheidshuis en zorgen we voor een kwaliteitscheck in alle uitgaande correspondentie vanuit Veilig Thuis naar cliënten en ketenpartners. Tot slot wordt ook de klachtenfunctionaris door ons ondersteund.
‘We zijn met 23 medewerkers een groot team en werken verspreid over de organisatie, het laatste jaar ook regelmatig vanuit huis. Om te zorgen voor uniformiteit in werken en om betrokken te blijven bij elkaar is er elke zes weken een groot overleg. Vanuit dit overleg wordt er meegedacht en bijgedragen aan de ontwikkelingen binnen de organisatie.’
